1. Objeto del servicio
RHPrisma es una plataforma para aplicar y monitorear evaluaciones de Capital Humano. Incluye encuestas organizacionales (clima laboral, compromiso, entrevista de salida, seguridad psicológica, entre otras) que se leen como salud de 0 a 100 por dimensión, los cuestionarios de la NOM-035-STPS-2018 (Guías de referencia I, II y III) calificados con los criterios de la norma, y exámenes de conocimientos con clave de respuesta (legislación laboral, nómina, ética y cumplimiento, control y confianza, liderazgo, entre otros).
La organización usuaria (el "Cliente") registra a su personal, envía los instrumentos a las personas que elija y consulta los resultados, los expedientes en PDF y el avance de cumplimiento en su panel.
El módulo de Vacantes permite al Cliente publicar vacantes en una bolsa de trabajo, recibir postulaciones con CV, darles seguimiento por etapas, enviar avisos a los candidatos y analizar los CV con inteligencia artificial.
Los módulos de operación del plan Profesional incluyen el control de tiempo (jornada, horas por centro de costo, costo y rentabilidad por proyecto, vacaciones y permisos con la firma del jefe directo, y el portal donde cada persona captura lo suyo), las evaluaciones de desempeño de 90, 180, 270 y 360 grados, y el inventario de equipo de la empresa con el registro de a quién se le entregó cada cosa.
El registro de jornada y de ausencias de RHPrisma es una herramienta de gestión. No es un sistema de control de asistencia certificado ni sustituye las obligaciones del patrón en materia de jornada, descansos, vacaciones, pago de tiempo extraordinario y sus registros, que siguen siendo del Cliente. El costo por hora y la rentabilidad que calcula el portal salen de las bandas salariales y los datos que captura el Cliente: son un insumo de gestión, no información contable ni fiscal, y el valor del inventario se calcula con una depreciación en línea recta que no constituye un avalúo.
2. Alcance de los resultados
Los resultados son un insumo de gestión. No constituyen por sí solos una certificación, un dictamen laboral, un diagnóstico médico o psicológico, ni una decisión sobre ninguna persona.
Los cuestionarios NOM-035 se implementan conforme a las guías de referencia publicadas en el Diario Oficial de la Federación. Aplicarlos en RHPrisma ayuda a cumplir la norma, pero no la cumple por sí mismo: siguen siendo obligaciones del Cliente, entre otras, contar con una política de prevención de riesgos psicosociales, adoptar las medidas y programas que correspondan a cada nivel de riesgo, canalizar a valoración clínica a quien lo requiera según la Guía I y conservar los registros que exige la norma.
El resultado de la Guía I solo indica si la persona debe ser canalizada. La valoración corresponde a un profesional de la salud. Si detectas una diferencia entre el cálculo del portal y el texto oficial de la norma, avísanos a [email protected] para corregirla.
El Cliente decide qué instrumentos aplica y a quién, y le corresponde verificar que sean adecuados para su finalidad. El contenido de los exámenes que crea el Cliente es de su exclusiva responsabilidad.
El análisis de CV con inteligencia artificial es un apoyo: resume y compara el CV con los requisitos que captura el Cliente, puede contener errores y no sustituye la revisión de una persona. El Cliente no debe tomar decisiones sobre un candidato basadas únicamente en ese análisis.
3. Acceso y cuentas
El acceso al portal se hace con una cuenta autorizada por el Proveedor o invitada por el Cliente, mediante Google, Microsoft o un código enviado a su correo. Cada organización administra a sus miembros y sus roles (propietario, administrador o miembro).
Eres responsable de la actividad realizada desde tu cuenta y de mantener la confidencialidad de tu acceso. Debes notificar cualquier uso no autorizado.
4. Obligaciones del Cliente frente a las personas evaluadas
El Cliente es responsable de los datos de las personas que evalúa. Se compromete a: (a) informarles para qué se aplica cada instrumento. (b) Usar los resultados solo con esa finalidad legítima y sin fines discriminatorios. (c) No basar decisiones adversas sobre una persona únicamente en un resultado del portal. (d) Guardar la confidencialidad de las respuestas y resultados, en especial los datos sensibles de los cuestionarios NOM-035. (e) Atender las solicitudes de derechos ARCO de esas personas. (f) Contar con su propio aviso de privacidad frente a ellas y con una base legal para evaluarlas. (g) Si evalúa a menores de edad, obtener el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o la tutela. (h) Enviar invitaciones solo a personas con las que tenga una relación legítima, como colaboradores o candidatos, y a direcciones de correo correctas. (i) Publicar vacantes y requisitos que cumplan la ley, sin pedir ni usar edad, sexo, estado civil, embarazo, apariencia u otras condiciones que la ley prohíbe usar para discriminar, salvo en los casos que la propia ley permite. (j) Eliminar los datos de un candidato cuando proceda, incluidas las solicitudes de cancelación.
Antes de comenzar cualquier instrumento, el portal pide a la persona su consentimiento expreso, conforme al Aviso de Privacidad.
El Cliente se obliga a sacar en paz y a salvo al Proveedor de cualquier reclamación de terceros, incluidas las personas evaluadas y las autoridades, que derive del incumplimiento de estas obligaciones o de las decisiones que tome con base en los resultados.
5. Aplicación de los instrumentos y modo seguro
Cada invitación genera un enlace único que admite un solo envío y emite un folio verificable. A la persona evaluada no se le muestra su resultado.
Los instrumentos se responden en modo seguro: se abren en pantalla completa, se bloquean copiar, pegar y el menú contextual, y se registran las salidas de la pantalla. Si las salidas llegan a la mitad del número de preguntas, el intento se cancela por anomalía y queda registrado así.
El tiempo disponible es el que define cada instrumento, con un mínimo según su número de preguntas. Algunos instrumentos no tienen límite de tiempo. Al terminar el tiempo, se envían las respuestas registradas hasta ese momento.
El modo seguro reduce, pero no elimina, la posibilidad de recibir ayuda externa o de que responda otra persona, por ejemplo desde otro dispositivo. El Proveedor no garantiza la identidad de quien responde ni que lo haga sin ayuda.
6. Uso aceptable
Te comprometes a no: (a) compartir tu acceso con terceros no autorizados. (b) Copiar, publicar o redistribuir el contenido de los exámenes. (c) Automatizar el acceso, hacer scraping o someter el servicio a cargas anómalas. (d) Intentar vulnerar la seguridad, el modo seguro o los controles del portal. (e) Usar el servicio para fines ilícitos o que infrinjan derechos de terceros. (f) Cargar CV o datos de personas sin tener una base legal para tratarlos.
7. Planes, precios y facturación
El plan Gratis se ofrece sin costo. Los planes Estándar y Profesional son de pago, con una tarifa mensual plana por empresa (no por colaborador), expresada en pesos mexicanos (MXN) y sin IVA, salvo que se indique lo contrario. No hay permanencia ni mínimo de usuarios. Cada plan se limita por el número de personas evaluadas al mes, los instrumentos que se pueden enviar, el tamaño de las evaluaciones, las vacantes abiertas a la vez, las invitaciones al mes (los reenvíos cuentan), los análisis de CV con inteligencia artificial al mes y al día, el espacio para CV y documentos, los usuarios del equipo, las evaluaciones de desempeño al mes y los módulos incluidos —el control de tiempo y ausencias y el análisis de CV con inteligencia artificial solo se incluyen en el plan Profesional—, según se publica en /planes. Los planes de pago se contratan con pago mensual o anual por adelantado (12 meses por el precio de 10). Si el Cliente cancela un plan anual, el servicio sigue activo hasta que termine el periodo pagado.
Una persona evaluada es cada persona distinta a la que el Cliente envía al menos una evaluación dentro de un mes calendario, sin importar cuántas reciba. Los cupos mensuales se renuevan el día 1 de cada mes (hora UTC), no se acumulan y no son reembolsables. Los análisis de CV que fallan no se descuentan del cupo. Al llegar a un límite, el portal detiene los envíos, análisis, vacantes o invitaciones nuevos hasta que el cupo se renueve o el Cliente cambie de plan; lo que ya estaba en curso no se interrumpe.
La primera suscripción mensual de cada organización al plan Estándar incluye 7 días de prueba sin costo; el primer cargo se hace al terminar esos días, y si el Cliente cancela antes no se le cobra nada. Al registrar la tarjeta, Mercado Pago puede hacer un cargo pequeño y temporal para validarla, que devuelve automáticamente; no es un cobro de RHPrisma. Profesional y el pago anual no incluyen días de prueba. Los planes de pago se contratan y se pagan únicamente mediante Mercado Pago. Los pagos se procesan mediante Mercado Pago. El cobro mensual es una suscripción con cargo automático a tarjeta; el pago anual (12 meses por el precio de 10) es un pago único que además admite OXXO y saldo de Mercado Pago, y no se renueva automáticamente. RHPrisma no almacena los datos de la tarjeta: los trata Mercado Pago. El plan se activa cuando Mercado Pago confirma el pago o la suscripción. RHPrisma no emite por ahora comprobante fiscal digital (CFDI) por estos cobros: el comprobante del pago es el que entrega Mercado Pago. El Cliente puede registrar sus datos fiscales en el portal y, cuando RHPrisma comience a emitir CFDI, se usarán esos datos, de cuya exactitud es responsable el Cliente.
Puedes cancelar en cualquier momento. La cancelación surte efecto al final del periodo de facturación en curso. No se hacen reembolsos por periodos ya iniciados, salvo cuando la ley aplicable lo exija.
Si un pago no se realiza o la suscripción se cancela, la organización pasa al plan Gratis y se le avisa por correo. Su información se conserva y no se cierra ninguna vacante ni se da de baja a ningún usuario, pero lo nuevo (envíos, vacantes que se abren, análisis e invitaciones al equipo) queda sujeto a los límites de ese plan.
El Proveedor puede modificar precios y características de los planes. Los cambios se comunicarán con antelación razonable y no afectarán el periodo ya pagado.
8. Propiedad intelectual y contenido
El portal, su software, diseño, marcas y el contenido de los exámenes y encuestas elaborados por el Proveedor son propiedad de RHPrisma o de sus licenciantes, y se licencian al Cliente únicamente para aplicarlos a su personal o candidatos dentro del portal. Los cuestionarios de la NOM-035 reproducen guías oficiales de dominio público.
Los exámenes que crea el Cliente y la información que registra (personal, respuestas y resultados) siguen siendo del Cliente. No se te transfiere ningún otro derecho salvo una licencia limitada, revocable y no exclusiva para usar el servicio conforme a estos Términos. El Cliente autoriza al Proveedor a alojar y procesar esa información únicamente para prestarle el servicio.
9. Datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por el Aviso de Privacidad, disponible en /privacidad, que forma parte integral de estos Términos. Respecto de los datos de las personas evaluadas, el Cliente actúa como responsable y el Proveedor como encargado.
10. Disponibilidad y cambios en el servicio
El servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad". El Proveedor puede realizar mantenimientos, actualizar, suspender o descontinuar total o parcialmente el servicio, procurando avisar cuando sea razonablemente posible.
11. Exclusión de garantías
En la máxima medida permitida por la ley, el Proveedor no garantiza que el servicio sea ininterrumpido o libre de errores, ni que los resultados sean adecuados para un fin particular. El uso del servicio es bajo tu propio riesgo.
El Proveedor no garantiza la entrega de los correos: pueden ser filtrados como spam o rechazados por el servidor de quien los recibe. Tampoco responde por fallas de proveedores externos, como alojamiento, correo o pagos, ni por caso fortuito o fuerza mayor.
12. Limitación de responsabilidad
En la medida permitida por la ley, la responsabilidad total del Proveedor derivada del servicio se limita al monto pagado por el Cliente en los tres (3) meses anteriores al hecho que originó la reclamación. El Proveedor no responde por daños indirectos, incidentales o lucro cesante, ni por las decisiones que el Cliente tome con base en los resultados. Esta limitación no aplica en los casos de dolo ni en los demás en que la ley no permita limitar la responsabilidad.
13. Terminación
El Proveedor puede suspender o cancelar el acceso en caso de incumplimiento de estos Términos o de un uso que ponga en riesgo la seguridad o la integridad del servicio.
Antes de terminar la relación, el Cliente debe descargar la información que necesite. Después se elimina conforme a la sección 14 y al Aviso de Privacidad. RHPrisma no entrega copias ni respaldos de la información del Cliente.
14. Conservación de datos, inactividad y respaldos
Si la organización está en el plan Gratis, o su plan de pago terminó y no se renovó, y pasan 10 meses seguidos sin que ninguna persona de la organización entre al portal, RHPrisma eliminará la cuenta de la organización y toda su información: personal, evaluaciones, respuestas, resultados, expedientes, vacantes, candidatos y CV. La eliminación es definitiva y no se puede deshacer.
Antes de eliminarla, RHPrisma avisará por correo a las personas administradoras de la organización con al menos 30 días de anticipación. Si alguien de la organización entra al portal antes de esa fecha, la cuenta sigue activa y el plazo vuelve a empezar.
Mientras la organización tenga un plan de pago vigente, su información no se elimina por inactividad.
El Cliente es responsable de descargar y guardar la información que necesite, por ejemplo los expedientes en PDF de cada persona y los CV de los candidatos, antes de que su cuenta se elimine o de terminar el servicio. RHPrisma no entrega respaldos ni copias de la información del Cliente. Los respaldos internos del servicio existen solo para recuperarlo ante fallas técnicas, no están disponibles para los clientes y se conservan solo el tiempo necesario para ese fin.
15. Modificaciones a los Términos
El Proveedor puede actualizar estos Términos. La versión vigente se publicará en esta página con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea relevante, se avisará al Cliente por correo o dentro del portal. El uso continuado del servicio tras la publicación implica la aceptación de los cambios.
16. Legislación aplicable y jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de México, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.
17. Contacto
Para cualquier asunto relacionado con estos Términos: [email protected].
¿Dudas o quieres ejercer tus derechos?
Escríbenos y te respondemos en los plazos que marca la ley.
[email protected]